Cách nén file pdf nhanh mà không cần dùng phần mềm cực tiện lợi

Nén tệp dữ liệu có lợi cho cả người gửi và người dùng vì nó làm giảm kích thước tệp từ vài gigabyte xuống hàng trăm MB. PDF là định dạng tệp nén nhiều nhất. Vậy làm thế nào để nén các tập tin PDF?

Tùy thuộc vào tốc độ internet, việc gửi các tệp có dung lượng lên đến 5 GB có thể mất từ ​​3 giờ đến cả ngày. Giờ đây, việc gửi dữ liệu dễ dàng hơn bằng cách nén các tệp thành các định dạng khác. Trong trao đổi tin tức, thông thường, nếu người nhận không muốn chỉnh sửa thông tin, người gửi có xu hướng sử dụng tệp PDF nén, vì nó chỉ cho phép bình luận, còn nội dung gốc sẽ được giữ nguyên. Nó cũng dễ dàng xác định nếu nội dung đã được chỉnh sửa. Và nó cũng làm giảm trọng lượng của tài liệu khi nén thành tệp PDF.

Vậy làm cách nào để nén file PDF nhanh, giải nén file PDF trực tuyến, giảm dung lượng file PDF trong hoạt động tin học văn phòng, mời xem ngay bài viết từ Maxtech247.net nhé?

I. Nén file là gì? Tại sao phải nén dữ liệu?

Cách nén file PDF – Nén file là gì? Tại sao phải nén dữ liệu?

1. Cách nén file PDF hay nén dữ liệu là gì?

Phương pháp nén tệp PDF nói riêng và nén dữ liệu nói chung là sử dụng ít bit hơn trong biểu diễn của dữ liệu gốc để chuyển đổi định dạng thông tin, phương pháp này sử dụng một thuật toán để loại bỏ mã trùng lặp.

2. Cách nén file PDF và nén dữ liệu để làm gì?

• Giảm kích thước tập tin gốc và tiết kiệm không gian lưu trữ ổ cứng.
• Sắp xếp dữ liệu gọn gàng hơn.
• Dễ dàng chia sẻ, sao chép dữ liệu trực tuyến
• Cách nén tệp PDF có thể đặt mật khẩu để bảo vệ nội dung.

3. Các kiểu nén dữ liệu trong cách nén file PDF

3.1. Nén không mất dữ liệu

Nén không mất dữ liệu sử dụng các thuật toán đơn giản để loại bỏ dư thừa phân mảnh, trùng lặp và dữ liệu không mất dữ liệu. Phần mềm nén như WinRAR hoặc 7Zip thuộc loại này. Các tệp dữ liệu nén có kích thước nhỏ hơn, nhưng trở lại kích thước ban đầu trong quá trình giải mã PDF trực tuyến hoặc trực tiếp.

3.2. Nén mất dữ liệu

Nén không mất dữ liệu ngược lại với nén không mất dữ liệu vì nó loại bỏ các phần của dữ liệu. Loại này được sử dụng rộng rãi trong dữ liệu phương tiện và một số dữ liệu bị mất trong quá trình sử dụng không thể khôi phục được.

II. Cách nén file PDF, giảm dung lượng file PDF cực nhanh

Cách nén file PDF, giảm dung lượng file PDF cực nhanh

1. Cách nén file PDF, giảm dung lượng PDF bằng Smallpdf

Cách nén file PDF, giảm dung lượng PDF bằng Smallpdf

Cách nén tệp PDF để giảm dung lượng tệp PDF, vui lòng thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập trang chủ Smallpdf theo liên kết Smallpdf.com. Trên trang chủ, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn chỉnh sửa PDF. Để tiếp tục cách nén tệp PDF, hãy nhấp vào tùy chọn Nén PDF.
• Bước 2: Vào giao diện mới, nhấn vào Choose File để chọn file PDF muốn nén (nếu có trên máy tính). Ngoài ra, bạn có thể tải tệp xuống Google Drive hoặc Dropbox.
• Bước 3: Bạn đợi quá trình tải và nén file qua Smallpdf hoàn tất. Tùy theo dung lượng file PDF của bạn nặng hay nhẹ mà thời gian giảm dung lượng file nhanh hay chậm hơn.

Khi quá trình nén tệp hoàn tất, chúng tôi sẽ nhận được thông báo cho biết kích thước của tệp PDF hoàn chỉnh sau khi thực hiện nén.

Để tải xuống toàn bộ tệp PDF, chúng tôi nhấp vào biểu tượng mũi tên hoặc tải tệp PDF lên Google Drive hoặc biểu tượng Dropbox.

2. Cách nén file PDF trên Convertio trực tuyến

Cách nén file PDF trên Convertio trực tuyến

Cách nén file PDF trên Convertio thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập trang chủ Convertio theo đường dẫn converttio.co. Trên trang chủ, chúng ta nhấp vào Công cụ Dự án => Nén PDF.
• Bước 2: Chọn một trong 4 biểu tượng để tải lên tệp PDF muốn nén từ máy tính, Dropbox, Google Drive hoặc thông qua liên kết URL của tệp PDF.
• Bước 3: Ở giao diện tiếp theo, file PDF đã được tải lên Convertio. Trong khi đó, sẽ có 3 tùy chọn để nén tệp PDF:

Nén thấp và chất lượng hình ảnh cao: Kích thước tệp PDF lớn không được nén và hình ảnh vẫn có chất lượng cao.
Tỷ lệ nén trung bình và chất lượng hình ảnh trung bình.
Nén cao và chất lượng hình ảnh thấp: Kích thước tệp PDF được giảm đến mức tối đa và chất lượng hình ảnh bị giảm.

• Bước 4: Sau khi quá trình tải tập tin hoàn tất và chọn phương pháp nén tập tin, hãy nhấp vào “Nén tập tin” bên dưới.
• Bước 5: Khi giao diện tiếp theo hiện ra tức là quá trình nén file đã hoàn tất thành công. Bộ nhớ đã được giảm đáng kể và có thể được tải xuống hoặc tải lên Google Drive hoặc Dropbox.

3. Cách nén file PDF với ilovepdf

Cách nén file PDF với ilovepdf

Cách nén tệp PDF bằng ilovepdf bạn làm như sau:

• Bước 1: Truy cập trang chủ của ilovepdf theo liên kết ilovepdf.com. Trong giao diện chương trình, nhấn vào Compress PDF để nén PDF.
• Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào Chọn để tải tệp xuống từ máy tính của bạn khi chọn tệp PDF, hoặc nhấp vào biểu tượng Google Drive hoặc Dropbox để chọn tệp từ đây.
• Bước 3: Công việc tiếp theo là chọn tập tin PDF cần giảm dung lượng. Sau đó, đợi quá trình nén tệp PDF trên ilovepdf hoàn tất.
• Bước 4: Khi xuất hiện giao diện sau là quá trình nén file PDF đã hoàn tất thành công. Nhấp và Tải xuống PDF đã nén Tải tệp PDF xuống máy tính của bạn hoặc tải lên 2 công cụ lưu tệp trực tuyến là Google Drive hoặc Dropbox.

 III. Hướng dẫn cách nén file PDFđể gửi mail

Hướng dẫn cách nén file PDFđể gửi mail 

1. Làm sao để gửi các tập tin có dung lượng lớn trong Gmail

• Bước 1: Truy cập https://accounts.google.com, đăng nhập gmail
• Bước 2: Nhấn Soạn để soạn tin nhắn muốn gửi.
• Bước 3: Nhập nội dung cần thiết trên màn hình Soạn tin nhắn và chạm vào biểu tượng Google Drive.
• Bước 4: Tại mục “Chèn tệp bằng Google Drive”, chọn “Tải lên” => Nhấn “Chọn tệp từ máy tính của bạn” => “Chọn tệp lớn để đính kèm qua gmail.
• Bước 5: Nhấp vào “Tải lên” để tải tệp lên và đợi tệp tải lên hoàn chỉnh.
• Bước 6: Quá trình tải lên hoàn tất, tệp sẽ xuất hiện ở cuối nội dung email, email cho phép bạn tiếp tục tải lên các tệp bổ sung nếu cần. Sau khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy nhấn Gửi để gửi tệp.

2. Định nghĩa cơ bản của việc đính kèm tệp tin trong Gmail

Khi soạn email bằng gmail, ngoài việc cung cấp chức năng soạn thảo văn bản, nhắn tin, định dạng,… gmail còn cho phép người dùng đính kèm trực tiếp các tập tin vào email. Phần đính kèm này được đính kèm ở cuối email, nhưng khi người nhận nhận được, tệp sẽ được đính kèm bên dưới nội dung văn bản.

Định nghĩa cơ bản của việc đính kèm tệp tin trong Gmail

3. Làm sao để để giải quyết việc hạn chế dung lượng tệp tin trong Gmail

Cách 1: Nén tệp trước khi gửi qua email bằng cách chọn tệp muốn nén, nhấp chuột phải chọn Add to Archive, sau đó chọn định dạng nén cho tệp.

Cách nén file PDF trực tiếp

Cách 2: Gửi thông quan Google Drive như hướng dẫn ở phần 1.

4. Làm thế nào để tạo một tập tin đính kèm

Đính kèm các tệp nhỏ hơn 25Mb là một tính năng được cung cấp bởi gmail. Ngoài việc cho phép gửi tin nhắn thông thường, người dùng còn có thể đính kèm ảnh, video, file nén, file photoshop và đánh dấu vào biểu tượng file, như hình:

Làm thế nào để tạo một tập tin đính kèm

IV. Cách sửa chữa hoặc khôi phục file PDF bị hỏng

1. Kiểm tra lỗi phần mềm khi đọc PDF

Khi mở một tập tin PDF nén hoặc gửi trực tuyến, tôi thấy nội dung bên trong bất thường, chữ lộn xộn, không hiển thị được nội dung. Nguyên nhân của hiện tượng này có thể không phải do cách nén tệp PDF hoặc cách giải nén tệp PDF trực tuyến mà có thể là lỗi của phần mềm đọc PDF.

2. Chỉnh sửa phần mềm đọc định dạng PDF Adobe Acrobat Reader

Kiểm tra phiên bản đọc PDF bằng cách thực hiện: Help => Check for Updates, bạn sẽ được thông báo chương trình đã được cập nhật để sửa lỗi hay chưa. Nếu là phiên bản cũ, vui lòng cập nhật để có thể đọc chính xác nội dung của các tệp PDF đã giải nén hoặc trực tiếp các tệp PDF trực tuyến. Nếu bạn vẫn không thể đọc sau khi chạy phần mềm đọc, hãy thử một phần mềm đọc PDF khác.

3. Sử dụng một số trình đọc PDF thay thế

PDF Adobe Acrobat Reader không phải là phần mềm duy nhất đọc được định dạng PDF, bạn đọc có thể sử dụng các phần mềm thông dụng khác như: SumatraPDF, PDF-XChange Editor, Foxit Reader.

4. Sửa chữa hoặc khôi phục các tệp PDF

4.1. Khôi phục các phiên bản tệp PDF trước đó

Nếu bạn đã sử dụng tệp PDF này trước đây, bạn có thể khôi phục phiên bản cũ hơn. Windows 10 có một tiện ích sao lưu tích hợp. Bạn có thể truy cập nó bằng cách điều hành Windows + I và điều hướng đến Cập nhật & Bảo mật => Sao lưu.

Nếu bạn không thể khôi phục tệp PDF mà không sử dụng Sao lưu, hãy bật tính năng này ngay bây giờ. Nếu bạn đã bật tính năng này, bạn có thể sử dụng Lịch sử tệp để khôi phục các phiên bản trước bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn “Khôi phục các phiên bản trước”.

4.2. Sử dụng các ứng dụng và tiện ích chỉnh sửa PDF

Bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF trực tiếp bằng cách sử dụng một số ứng dụng chỉ cần chạy trong trình duyệt của bạn, chẳng hạn như PDFaid, PDF Online Tools và Repair PDF.

Bạn cũng có thể cài đặt các chương trình sửa chữa tập tin chuyên dụng như FileRepair1 để thực hiện quét PDF, xác định lỗi và sửa chúng nếu có thể.

4.3. Trích xuất dữ liệu từ tài liệu PDF

Nếu bạn không thể chỉnh sửa toàn bộ nội dung tệp PDF, bạn vẫn có thể trích xuất các đoạn như văn bản và hình ảnh. Đối với văn bản, bạn có thể sử dụng chương trình để chuyển đổi PDF sang tệp Word, chỉnh sửa tệp PDF gốc hoặc giảm kích thước của nó. Bạn có thể thực hiện chuyển đổi trực tuyến trên trình duyệt của mình hoặc cài đặt phần mềm chuyển đổi nội dung.

V. Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng CV định dạng pdf

Ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng CV định dạng pdf

1. Tạo CV pdf có tác dụng gì?

CV định dạng PDF có dung lượng thấp hơn so với các định dạng CV Word hoặc PowerPoint, vì vậy việc giảm dung lượng tệp PDF sẽ giúp CV của bạn tải nhanh hơn và nhà tuyển dụng sẽ không mất nhiều thời gian chờ đợi để mở tệp.

PDF là định dạng thuận tiện nhất khi bạn có nhiều CV và muốn nén chúng lại để lưu trữ. Cách nén file PDF đơn giản và không quá nặng so với 2 định dạng trên. Và khi bạn muốn giải nén tệp, bạn có thể giải nén tệp PDF trực tuyến hoặc trực tiếp rất dễ dàng.

Các tệp PDF không cho phép người dùng trực tiếp chỉnh sửa nội dung, ngay cả khi bạn là chủ sở hữu. Vì vậy, không có vấn đề vô tình nhấn một cái gì đó làm sai lệch nội dung. PDF là định dạng giữ nguyên định dạng văn bản tốt nhất. Trong word, đôi khi có lỗi mã hóa và font được đặt để đọc, nhưng sự cố này không xảy ra trong PDF

2. Khuyết điểm khi sử dụng định dạng pdf

Nhược điểm của tệp PDF là một số tệp không cho phép người dùng quét từ khóa, vì vậy chúng có thể khó tìm.

Cũng vì không thể chỉnh sửa trực tiếp nên PDF không được sử dụng rộng rãi như phần mềm PowerPoint hay Word. Để chỉnh sửa nội dung, người dùng cần dành thời gian tải lên phần mềm chỉnh sửa PDF trực tuyến hoặc cài đặt thêm phần mềm.

Các tính năng trang trí trình bày trong PDF không phong phú về màu sắc và định dạng như hai phần mềm còn lại, vì vậy mọi người có xu hướng không tạo trực tiếp bằng PDF mà chỉ sử dụng tính năng nén PDF để giữ nguyên định dạng khi gửi. Truy cập và thực hiện trích xuất tệp PDF trực tuyến hoặc xem nội dung đã gửi trực tuyến.

3. Những chú ý khi sử dụng file pdf

Khi sử dụng phương pháp nén tệp PDF, hãy chú ý đến mật khẩu cài đặt. Do tính bảo mật của tệp PDF, người nhận phải được cung cấp mật khẩu bổ sung khi gửi các bản sao đó.

Chỉ gửi file PDF, sử dụng các phương pháp nén PDF khi được yêu cầu hoặc thấy cần thiết, vì người dùng sẽ cảm thấy nhàm chán khi làm việc khác (ví dụ: giải nén file PDF trực tuyến, giải nén trực tiếp file PDF). Mặc dù nén tệp PDF có thể giúp giảm kích thước tệp PDF khi gửi và làm cho quá trình gửi và nhận nhanh hơn, nhưng nó cũng có thể gây khó chịu về sau.

4. Cách tạo CV định dạng pdf

Cách nhanh nhất và tiện lợi nhất để tạo sơ yếu lý lịch định dạng PDF là tạo sơ yếu lý lịch trên nền tảng trực tuyến thông qua phần mềm như Canva, sau đó bạn có thể tải trực tiếp hoặc nén tệp PDF để giảm dung lượng tệp PDF rồi tải xuống. ..

Cách thứ hai, đối với những công việc không yêu cầu nhiều sơ yếu lý lịch, bạn đọc có thể sử dụng Word hoặc PowerPoint để tạo rồi lưu dưới dạng .pdf thay vì định dạng .doc hoặc chuyển từ Word sang PDF.

 VI. Kết luận

Trên đây là những mẹo hay sử dụng cách nén file PDF, giải nén file PDF trực tuyến để giảm dung lượng file PDF. Hy vọng những kinh nghiệm trên có thể giúp bạn đọc giải quyết được những vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng phần mềm hoặc file PDF.